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Substituir a forma de emissão de documento fiscal em formulários, automatizar o envio; reduzir custos; simplificar as obrigações acessórias e visualizar em tempo real os processos de transmissão das notas, além de permitir o acompanhamento do Fisco às operações comerciais. Com esse intuito surgiu a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) – que, para fins fiscais, documenta uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação serviços, com validade jurídica assegurada pela assinatura digital tanto do emissor como pela Fazenda.

No formato XML, a nota fiscal eletrônica carrega informações de compra e venda, por meio de um leiaute.

Tal documento é enviado pela internet para que a Fazenda valide e autorize as transações. Por meio desse acesso, o órgão consegue cruzar as informações declaradas, realizando uma fiscalização mais efetiva e transparente.

A mudança passou a valer a partir de 2 julho deste ano, com isso, as notas no padrão 3.10 deixam de ser validadas pelo governo. A expectativa é que 1,3 milhão de empresas precisem se adequar ao novo leiaute. E como se preparar para fazer a emissão eletrônica da NF? Inicialmente, a organização precisará compreender as mudanças processuais requeridas pela nova versão, em seguida, deverá adquirir uma solução fiscal que faça a emissão da Nota Fiscal Eletrônica 4.0.

O fato é que diante das novas exigências do Fisco, as empresas que vendem produtos (bens e mercadorias) devem ficar atentas em todas as alterações, a começar pelos preenchimentos obrigatórios no novo leiaute, como grupo de controle de lote e meio de pagamento, dentre outras questões importantes.

A nova exigência afetará todos os segmentos industriais que movimentam mercadorias no país. Como exemplo podemos citar o setor farmacêutico, que a partir da nova versão deverá destacar o prazo de validade e o lote dos seus medicamentos no momento da emissão da NF 4.0. Na antiga versão isso não era exigido, no entanto, com a mudança haverá maior controle por parte do Fisco e, consequentemente, mais segurança aos consumidores.

As empresas que não se adequarem ao prazo ficarão impossibilitadas de fazer a emissão das notas fiscais, afetando a comercialização dos seus produtos.

Guilherme Mairene é especialista em computação e diretor de tecnologia da FH

guilherme.rodrigues@fh.com.br