Como cadastrar e gerar o número do PIS para funcionários?

O Programa de Integração Social (PIS) é uma contribuição tributária feita pelas empresas e com destino aos profissionais do setor privado. Assim, é um benefício social dos trabalhadores inscritos no programa do Governo Federal. Portanto, ele corresponde ao 13º salário do trabalhador, e segue o calendário anual do Conselho Deliberativo do Fundo de Amparo ao Trabalhador (CODEFAT). Ajuda a financiar diversos benefícios e direitos profissionais, como o seguro-desemprego, abono, recolhimento do FGTS e outros. Por isso, é importante que o empregador cadastre e gere o número do PIS.

O que é o número do PIS?

O número do PIS é a identificação do trabalhador para a Previdência Social e Ministério do Trabalho e Emprego. Então, é usado como identificação individual no recolhimento do FGTS, INSS e envio das obrigações mensais. O cadastramento é obrigatório, e o processo deve ser feito pelo empregador após o funcionário ser contratado em seu primeiro emprego.

A diferença entre o cadastro do PIS e Pasep é que um está ligado a iniciativa privada (PIS), enquanto o outro está ligado ao serviço público (Pasep). É possível cadastrar o PIS: pela internet, na agência do banco Caixa Econômica Federal ou pelo cadastramento em lote.

Como cadastrar e gerar o número do PIS?

O cadastramento do número do PIS é obrigatório logo que o funcionário tem seu primeiro emprego. Portanto, os documentos necessários para o cadastramento do PIS, em geral, são:

• Formulário FICUS/E devidamente preenchido pela empresa;
• CPF e da Carteira de Identidade do usuário externo (Cópia autenticada);
• Cartão do CNPJ (cópia);
• Documentos relativos à constituição da empresa e do representante legal (cópia autenticada);
• CPF e da Carteira de Identidade do sócio ou representante legal da empresa (cópia autenticada).

1. Site Conectividade Social

Em suma, é possível cadastrar e gerar o número do PIS através do site Conectividade Social, da Caixa. Se a sua empresa está enquadrada nos regimes tributários de Lucro Presumido ou Lucro Real, é necessário possuir o Certificado Digital padrão ICP-Brasil, emitido por qualquer autoridade certificadora credenciada no Instituto Nacional de Tecnologia da Informação. Dessa maneira, basta:

1. Acesse o site com o certificado digital plugado em seu computador. Automaticamente será aberta uma janela para selecionar o certificado da empresa em que o empregado terá registro;
2. Selecione a opção Cadastro NIS;
3. Clique em incluir Pessoa Natural para acrescentar os colaboradores no sistema;
4. Então, preencha os dados pessoais do trabalhador (CPF, RG, nome dos pais e dados da carteira de trabalho).

Já as empresas que optam pelo Simples Nacional não precisam ter o certificado digital ICP. Assim, para utilizar o portal Conectividade Social precisam solicitar uma autorização de Usuário Externo, preenchendo a Ficha de Cadastramento de Usuário Externo (FICUS/E). Dessa forma, o formulário deve ser levado até uma agência da Caixa Econômica Federal para ser protocolado com uma cópia de identidade e CPF do usuário que acessará o sistema pela empresa, cópia da procuração (quando cadastramento realizado por procurador) e documentos relativos à constituição da empresa e do representante legal. No prazo de cinco dias úteis a Caixa deve liberar o cadastramento do NIS/PIS.

2. Agência da Caixa

Essa opção é para os empregadores Pessoa Física equiparados à empresa isenta de registro no CNPJ e que utilizam CEI para efetuar os recolhimentos de FGTS e INSS. Assim, é preciso preencher o Documento de cadastramento do NIS (DCN) e levá-lo a uma agência da Caixa junto do comprovante de matrícula no CEI.

3. Cadastramento em lote

Por fim, também através do site Conectividade Social é possível solicitar o cadastramento em lote para quem tem mais de um funcionário para cadastrar e gerar o número do PIS. Portanto, você tem que gerar um arquivo no layout padrão da Caixa, seguindo as instruções da Caixa. O aquivo deve ter envio para o Conectividade Social. Para o envio, basta:

1. Acesse o portal e clique em Caixa Postal;
2. Clique em Nova mensagem;
3. Clique em Selecione o serviço;
4. Se a empresa tiver Certificado Digital padrão ICP, a opção Envio de arquivo cadastro NIS aparecerá automaticamente.

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